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Elektronischer Datenaustausch und BPM

Der Informationsaustausch unter Marktpartnern soll nach Vorgaben der Bundesnetzagentur durch den elektronischen Nachrichtenaustausch vereinfacht werden. Die entsprechenden Systeme sind dabei sukzessive umzustellen.

Für die Nutzung des elektronischen Datenaustausches in Unternehmen bietet sich der Einsatz von BPM (Business Process Management) Werkzeugen an. Dabei steht BPM für die Schnittmenge von Fachlichkeit und Informationstechnologie, in der mit umfassenden Methoden, Techniken und Werkzeugen das Design, die Ausführung, die Kontrolle und Analyse operationeller Geschäftsprozesse unter Einbeziehung von Menschen, Organisationen, Anwendungen, Dokumenten und weiteren Informationsquellen erfolgt. applied technologies GmbH setzt als BPM Suite auf die Microsoft Produkte Microsoft BizTalk Server und Microsoft SharePoint Server.

BPM INVOIC

Mit Einführung des Nachrichtenformates INVOIC innerhalb der GPKE- und GeLi Gas-Prozesse entstand ein Datenfluss zur Übertragung von Rechnungsdaten und Zahlungsanweisungen. Für die Prüfung, Freigabe und Erstellung des Zahlungsavis sind dabei verschiedene Systeme (Abrechnungssystem, FiBu-System) bzw. Fachabteilungen zuständig.

Die von applied technologies GmbH entwickelte BPM Lösung, die gemeinsam mit Gashändlern und –Netzbetreibern erstellt wurde, stellt einen dynamischen Workflow zur Abwicklung der INVOIC-Verarbeitung bereit.

Der Lieferant erhält eine INVOIC-Nachricht mit einer Rechnung. Zunächst ist eine technische Prüfung über die darin genannte Zählpunktnummer durchzuführen. Dies geschieht über die Anbindung eines Back-Office Systems (z. B. Abrechnung). Im Falle einer ungültigen Zählpunktnummer erfolgt umgehend die Erstellung einer negativen REMADV. Der Workflow endet hier. Im positiven Fall wird eine weitere Prüfung von der Fachabteilung Abrechnung vorgenommen; diese prüft die Korrektheit des geforderten Betrags. Die Rechnung kann auch an dieser Stelle durch manuelle Eingabe abgelehnt werden.

In einem weiteren Schritt erfolgt zunächst eine Prüfung aus buchhalterischer Sicht bevor die Avisierung (positiv oder negativ mit Angabe eines Grundes) vorgenommen wird.

Die Avisierung wird in Form einer REMADV-Nachricht an den Netzbetreiber bzw. Rechnungssteller übermittelt. Gleichzeitig erfolgt das Auslösen des Zahlungsvorgangs bei der Bank.

Wird ein Workflow einem Benutzer bzw. einer Benutzergruppe zugeordnet (so ist z. B. die Fachabteilung ‚Abrechnung‘ nach einer erfolgreichen Prüfung der Zählpunktnummer für den Workflow zuständig), wird der jeweilige Benutzer bzw. die Benutzergruppe automatisch per E-Mail informiert. Die E-Mail beinhaltet dabei einen Link, über den der Anwender auf schnellstem Wege in den Workflow einsteigen kann.

Der Freigabeprozess wird auf diese Weise vollständig und revisionssicher abgebildet.

Durch eine flexible Schnittstelle können beliebige Back-Office Systeme schnell und einfach angebunden werden.