Tipps & Tricks – Wie organisiere ich ein Meeting in Microsoft Teams?

Ein Meeting mit Microsoft Teams organisieren

Eines der wichtigsten Features von Microsoft Teams ist die Durchführung von Team Meetings. Wie organisiere ich ein Microsoft Teams Meeting?

Der Teams-Kalender ist mit Ihrem Exchange-Kalender verbunden. Planen Sie also eine Besprechung in Outlook, so wird diese auch in Microsoft Teams angezeigt und umgekehrt.

Wird eine geplante Besprechung in Teams angelegt, so wird aus dieser automatisch eine Online-Besprechung.

Ein Microsoft Teams Meeting organisieren

Zur Planung einer Besprechung mit Microsoft Teams stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Wenn sie eine Besprechung mit den Teilnehmern eines Microsoft Teams‘ Chats planen wollen, betätigen Sie nebenstehende Schaltfläche (zu finden unterhalb des Nachrichten-Eingabefeldes).
  • Wenn Sie ein beliebiges Meeting anlegen wollen, wechseln Sie auf der linken Seite von Microsoft Teams auf den Kalender und wählen anschließend oben rechts Neue Besprechung aus.
  • Wählen Sie im Kalender einen Zeitraum aus. Daraufhin öffnet sich das Planungsformular.

Das Planungsformular

Im Planungsformular vergeben Sie zunächst einen Titel für das Teams-Meeting, laden Personen ein und fügen Details zur Besprechung hinzu. Über den Terminplanungs-Assistenten finden Sie dann bequem eine Uhrzeit, die allen Teilnehmern passt.

Microsoft Teams - Planungsdetailds

Nach dem Ausfüllen der Details wählen Sie Speichern aus. Das Planungsformular wird geschlossen und alle Teilnehmer des geplanten Meetings erhalten eine Einladung per E-Mail zugestellt.

Einladen von Personen außerhalb Ihrer Organisation

Sofern Ihnen die vollständige E-Mail Adresse des einzuladenden Teilnehmers vorliegt, können Sie in Microsoft Teams Personen außerhalb Ihrer Organisation einladen, einschließlich Personen ohne Teams-Lizenz.

  1. Wählen Sie Erforderliche Teilnehmer hinzufügen. Wählen Sie Optional aus, wenn jemand ein optionaler Teilnehmer ist.
  2. Geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse dieser Person ein (z. B. hans.peter@mundnasenmasken.de).
  3. Wählen Sie Einladen aus. Die eingeladene Person erhält eine E-Mail mit einem Link zur Besprechung.

Erstellen einer Kanalbesprechung

Wenn Sie mit Ihrem Team eine offene Besprechung durchführen müssen, erstellen Sie eine Besprechung in einem Kanal.

  1. Wählen Sie Neue Besprechung aus.
  2. Unter Kanal hinzufügen geben Sie den Namen einer oder mehrerer Kanäle ein (unter den Feldern „Uhrzeit“ und „Datum“).

Sofern die Einladung gesendet wurde, können Kanäle nicht mehr bearbeitet oder hinzugefügt werden. In einem solchen Fall müssen Sie eine neue Einladung mit den aktualisierten Kanälen senden.

Hinweis: Einer Besprechung in einem Kanal kann jeder im Team folgen und beitreten.

Nach dem Hinzufügen der erforderlichen Personen, wählen Sie Terminplanungs-Assistent aus, um die passendste Uhrzeit zu finden.

An einer Teams-Besprechung teilnehmen

Fünf Minuten vor dem Beginn einer Teams-Besprechung wird in Ihrem Kalender eine „Teilnehmen„-Schaltfläche bei diesem Ereignis angezeigt. Ist bereits jemand der Besprechung beigetreten, ändert sich die Farbe des Ereignisses. Daran erkennen Sie, dass bereits jemand online ist.

Wählen Sie Teilnehmen aus, um das Fenster mit den Besprechungseinstellungen zu öffnen und Ihre bevorzugten Kamera- und Mikro-Einstellungen auszuwählen, bevor Sie der Onlinebesprechung beitreten.

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