Power Apps Demo Teil 1: Was erhält man für 8,40 EUR pro Monat?

apptech - tipps & tricks - Power Apps Demo Teil 1

Power Apps Demo Teil I

Man kann schon vorab sagen: für diesen Preis geht allerhand.

Vor gut einem Jahr hat Microsoft das neue Lizenzmodell für die Dynamics 365 Microsoft Applikationen sowie für die Power Apps vorgestellt.

Ohne zu tief in die Lizenzthematik einsteigen zu wollen, sollte man sich die Frage stellen, welche Funktionen der Microsoft Applikationen wirklich genutzt werden sollen. In unserer langjährigen Praxis haben wir viele Projekte begleitet, die Dynamics 365 mehr als Digitalisierungsplattform genutzt haben. Von den eigentlichen Microsoft Funktionen wurden oft nur Bruchteile genutzt, für eigene Zwecke angepasst oder sogar ganz ausgebaut. Die Power Apps bieten nun einen Greenfield Ansatz, der einen kleinsten, gemeinsamen Nenner zu attraktiven Konditionen anbietet.

Power Plattform Lizenzierung

Das Bild zeigt die beide "Pole" für die Lizenzierung der Power Plattform. Auf der einen Seite die Power Apps und auf der anderen Seite die Enterprise Versionen von Microsoft. Zwischen beiden Varianten liegt eine erhebliche Preisdifferenz und folgend eine funktionale Differenz. Die Kundenanforderungen bewegen sich in der Regel zwischen den Polen und werden durch Customizing erreicht. Die App Source kann dabei unterstützen, indem fertige Lösungen zur schnelleren Umsetzung von Kundenanforderungen ergänzt werden. Weitere Informationen und Details zu dem Thema Lizenzierung ist in der Blog Serie von Jukka Niiranen zu finden.

Diese Demo stellt den Umfang der Basislizenz vor. Welche Funktionen, die man ansonsten aus den Microsoft Applikationen Sales oder Service kennt, sind nutzbar? Wo sind Unterschiede zu finden? Außerdem beleuchten wir die Integrationsmöglichkeiten von Outlook, Power BI, Power Automate und dem Power App Portal. Die Demo kommt vollständig ohne Managed Code aus, d.h. an keiner Stelle hat ein Entwickler seine Finger im Spiel gehabt.

Das Thema soll anhand eines potenziellen Projektmanagement Tools für einen Projektentwickler der Baubranche gezeigt werden, das letztens für einen Kunden vorbereitet wurde. Die Demo erhebt angesichts der Komplexität dieses Themas keinen Anspruch auf Vollständigkeit, erlaubt aber einen ersten, durchaus positiven Eindruck der Möglichkeiten. In diesem ersten Teil wird auf die zur Verfügung stehenden Basisfunktionen geschaut. Im zweiten Teil folgt dann die konkrete Umsetzung des Projektmanagements.

Anmerkung:

Bei Power Apps sind aus technischer Sicht zwei Typen zu unterscheiden: Zum einen die Canvas Apps und zum anderen die Model Driven Apps. Die Canvas Apps sind aktuell für einfache Anwendungen gedacht, die auch von den sogenannten Citizen Developern erstellt werden können; d.h. es sind keine professionellen Developer Skills notwendig. Allerdings sind die Canvas Apps noch sehr jung. Die Model Driven Apps basieren auf dem Technologiestack von Dynamics CRM/Customer Engagement. Die technische Basis hat sich über mehr als 20 Jahre entwickelt und besitzt eine entsprechende Reife. Nichtsdestotrotz können auch hier Citizen Developer selbst Hand anlegen. Diese Demo verfolgt den Model Driven Apps Ansatz.

Entwicklungs- und Produktionsumgebung

Für die Demo wird unsere Entwicklungsumgebung für Power Apps genutzt. Das sind normale Instanzen, die ausschließlich den Common Data Service CDS installiert haben. Die Lösungen werden bei uns nach den Microsoft Best Practices immer "Managed" geliefert.

Anmerkung:

Hausintern wird die Entwicklung von reinen Power Apps von der Entwicklung von Erweiterungen für First Party Apps wie Dynamics 365 Sales, Service und Marketing getrennt. In der Vergangenheit wurde eine gemeinsame Entwicklungsumgebung genutzt. Auf technischer Ebene hat das immer zu Problemen mit ungewünschten Abhängigkeiten zu den First Party Komponenten gemacht und im weiteren Verlauf die Auslieferung der entwickelten Applikationen auf "reinen" Power Apps Umgebungen verhindert.

Der erste Blick

Die Oberfläche enthält die altbekannten Menu und Kopf-Elemente der Dynamics 365 Oberfläche. Der Kopfbereich enthält die klassische Suche, die Aufgabenflows, die kontextlose Anlage von Datensätzen, die erweiterte Suche und die Einstellungen. Der Kopfbereich ist über das Theming bis zu einem gewissen Grad anpassbar, insgesamt aber als geschlossener Bereich zu betrachten.

Der linke Menübereich ist dagegen über die Sitemap anpassbar. Wie immer ergeben sich einzelne Menüpunkte allein durch die Existenz von Entitäten. In Applikationen mit umfangreicheren Anforderungen ist man aber frei, über die Bereiche in der Fußzeile (in der Abbildung nicht zu sehen) die Menüpunkte in Kategorien zu gliedern. Im oberen Bereich befinden sich die aus Dynamics 365 bekannten Funktionen der zuletzt verwendeten Datensätze und Sichten sowie die Möglichkeit, diese anzuheften.

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Dashboards

Die Dashboards bieten einen einfachen Einstieg in Oberfläche. Über diverse Layouts kann man den Benutzern relevante Informationen präsentieren. In den einzelnen Kacheln eines Dashboards werden i.d.R. personenbezogene Sichten oder Auswertungen verwendet, wobei die Konfiguration vollkommen frei ist. Zuletzt schaltete Microsoft auch die Power BI Integration frei. Nun können hier auch Power BI Dashboards und Reports schnell und einfach hinzugefügt werden.

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Listenansichten

Die Listenansichten umfassen im Vergleich zu Dynamics 365 die gleichen Funktionen. Im Folgenden werden nur die wesentlichen Funktionen vorgestellt. Zu jeder Entität lassen sich beliebig viele Sichten erzeugen. Die gewünschten Spalten können für jede Sicht individuell konfiguriert werden. Persönliche Listen stehen ebenfalls zur Verfügung. Filtern lassen sich die Datensätze pro Spalte oder über die erweiterte Suche, die komplexeste Filterausdrücke unterstützt. Die direkt editierbaren Grids werden - wie der Excel Import und Export - für jede Sicht unterstützt.

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Formulare

Analog zu den Listen sind im Vergleich zu Dynamics 365 auch die Formulare mit identischen Funktionen ausgestattet: Über den bekannten WYSIWYG Editor können die gewünschten Formulare erstellt werden. Für jede potenzielle Zielgruppe kann ein Formular kreiert werden, was längere Diskussionen mit zuwider laufenden Anforderungen erspart.

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Geschäftsprozesse

Die Geschäftsprozesse sind eine Option, den Werdegang eines Datensatzes über selbst zu definierende Phasen und Einzelschritte zu verfolgen. Es besteht die Möglichkeit, mehrere Geschäftsprozesse für eine Entität zu definieren und im Betrieb zu wechseln.

Die Geschäftsprozesse sind ein effizientes Mittel zur Typisierung von Entitäten und zur Definition eines entsprechenden Bearbeitungsablaufs. Insbesondere für Tätigkeiten, die selten ausgeführt werden oder bei einer hohen Anzahl von parallelen Transaktionen, sind die Geschäftsprozesse eine wertvolle Hilfe.

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Aktivitätsmanagement und Outlook Integration

Das Aktivitätsmanagement erlaubt die Verwaltung von E-Mails, Telefonaten, Terminen und Aufgaben. Zusätzlich können auch Notizen erfasst werden. Alle Aktivitäten werden auf einer Zeitachse übersichtlich dargestellt.

Die aus Dynamics 365 bewährte serverseitige Synchronisierung mit Exchange steht zur Verfügung, um E-Mail Kommunikation automatisch zu tracken und Termine und Aufgaben zu synchronisieren.

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Ergänzt wird das Aktivitätsmanagement durch die Outlook App. Die Outlook App integriert sich nahtlos in den Outlook Client und bietet die Möglichkeit E-Mails manuell zu tracken und Kontakte und Geschäftspartner anzulegen. Über die Aufgaben und Terminsynchronisierung ergibt sich ein geschlossenes Bild in Outlook, dass nach wie vor als zentraler Baustein für sämtliche Geschäftstätigkeiten gelten kann.

Dokumentenmanagement

Analog zu den Dynamics Applikationen bietet auch Power Apps die Option, Dokumente zu den Entitäten in Microsoft SharePoint abzulegen. Ohne auf die Details einzugehen bringt der SharePoint alle wesentlichen Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems mit.

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Sicherheit auf Organisationseinheiten, Datensätzen und Feldern

Das Sicherheitskonzept von Dynamics 365 steht 1:1 für eine Power App zur Verfügung. Neben den Benutzern, Teams und Rollen können die Rechte auf Organisationseinheiten, einzelnen Entitäten oder sogar individuellen Feldern von Entitäten vergeben werden.

Outlook Integration

Über die serverseitige Exchange Synchronisierung können E-Mail, Termine und Aufgaben nach Outlook synchronisiert werden. Die Synchronisierung arbeitet bidirektional, d.h. dass der Benutzer auch in Outlook die Aktivitäten ändern kann und die Änderungen auchin der Power App synchronisiert werden. Analog zu der Funktionalität in Dynamics 365 ist für E-Mails nur das Tracken der ersten E-Mail notwendig. Die häufig folgende Kommunikation wird automatisch zugeordnet.

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Mobiler Zugriff

Die mobilen Applikationen für Dynamics 365 sind endlich auf einem Stand, der ein vernünftiges Arbeiten auf mobilen Endgeräten erlaubt. Für die Power Apps steht dieselbe Dynamics 365 Applikation zur Verfügung. Über die App Auswahl kann die jeweilige Power App ausgewählt werden. Die Erfassung von Fotos, Videos oder einem Diktat erfolgt einfach und komfortabel über Notizen. Die nativen Funktionen der mobilen Plattform wie "Sprache zu Text" können selbstverständlich ebenfalls genutzt werden.

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Power Portal

Das Portal ist eine Option um Externe Benutzer, z.B. Kunden oder Lieferanten, in die Geschäftsprozesse zu integrieren. Das Power Portal ist separat zu lizenzieren. Das Power Portal verfügt über die notwendigen Mittel zur Zugangsverwaltung und ermöglicht den kontrollierten Zugriff auf die gemeinsamen Daten.

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Fazit

Die vorgestellten Basisfunktionen können sich mehr als sehen lassen: die Möglichkeiten, eigene Entitäten und Sichten zu definieren, sind selbst für Citizen Developer nutzbar. Sequentielle, phasenorientierte Geschäftsprozesse lassen sich komfortabel editieren und benutzen. Das Aktivitätsmanagement und die Dokumentenverwaltung ist leistungsfähig und lässt in der Regel keine Wünsche offen. Die Office bzw. Outlook Integration ist wie aus dem Dynamics Umfeld gewohnt leistungsfähig und arbeitet zuverlässig. Die mobile Applikation hat inzwischen ein produktionsreifes Niveau erreicht.

Zudem erhält man eine Plattform, die über Power Portal, Power BI und Power Automate weiter aufgewertet werden kann. Das Liefecycle Management kann professionell gestaltet werden und ermöglicht die Sicherung der Citizen Developer, was zu einen weiteren Punkt führt: Die Plattform ist für den Selfservice konzipiert, d.h. man muss kein gelernter Informatiker sein, um wirklich brauchbare Lösungen zu erzeugen. Vielmehr bietet es "hybriden" Teams bestehend aus Cititzen Developers und IT Profis eine solide Plattform für die Zusammenarbeit. Für IT Profis sind keine technischen Grenzen gesetzt, um mit der Plattform anspruchsvollere Anforderungen umzusetzen.

Kommerziell betrachtet muss man schon ein ordentliches Budget in die Hand nehmen, um vergleichbare Funktionen mit den "klassischen" Technologien aufbauen zu lassen.

Unterm Strich: Das Ganze kann sich sehen lassen 🙂

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