Dynamics 365 Reports erstellen mit SQL Server Reporting Services (SSRS)

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Reporting Optionen mit Dynamics 365

Mithilfe des SSRS lassen sich Dynamics 365 Reports erstellen. Inhalte und Design sind hierbei ohne benötigtes Vorwissen nach kurzer Einarbeitung individuell konfigurierbar. Die Daten lassen sich aus unterschiedlichen Datenquellen abrufen, auch aus einer Dynamics 365 Instanz. In diesem DeepDive wird gezeigt, wie Sie einen SSRS Bericht erstellen und Ihre Dynamics 365 Instanz mit Ihrem SSRS Report verknüpfen.

Power BI Report Builder und Dataverse

Der Power BI Report Builder ist die aktuelle Lösung von Microsoft für das Managen und Erstellen von druckfertigen bzw. mehrseitigen Berichten. Er lässt sich leicht mit Dynamics365 verknüpfen. Die Installation und Konfiguration sind einfach. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

Downloaden sie den Power BI Report Builder von der Microsoft Seite und führen Sie das Installationspaket aus.

01 Power BI Report Builder und Dataverse
02 Power BI Report Builder und Dataverse

Wenn sie den Power BI Report Builder starten, können sie zwischen mehreren Wizards oder einem Blank Report wählen. Mit den Wizards lässt sich das Design vorab anpassen. Wählen Sie „Blank Report“ aus.

03 Power BI Report Builder und Dataverse

Sie befinden sich im Bearbeitungsfenster. Hier lässt sich der Report gestalten. Um die gewünschten Daten aus Ihrem Dynamics 365 zu erhalten müssen Sie eine Datenquelle hinzufügen. Klicken Sie mit Rechtsklick auf „Data Sources“ und wählen Sie

„Add Data Source“ aus.

04 Power BI Report Builder und Dataverse

Geben Sie einen beliebigen Namen ein, z.B. „Dynamics365“. Beachten Sie, dass der Name der Quelle keine Leerzeichen beinhalten darf. Als Connection Type, wählen sie „Dataverse“ aus.

05 Power BI Report Builder und Dataverse

Drücken Sie den „Build“ Button zur Anpassung der Connection Properties. Bei „Server Name“ geben Sie die Adresse ihres Dynamics 365 ein. Für die Authentifizierung geben sie ein Konto aus Ihrem Azure Active Directory mit ausreichenden Rechten ein, z.B. einen Serviceaccount.

06 Power BI Report Builder und Dataverse

Danach klicken Sie auf „Test Connection“  um die Korrektheit der Daten zu verifizieren und eine Verbindung zustande kommt.

07 Power BI Report Builder und Dataverse

Nach Einrichtung der Datenquelle wählen wir nun das entsprechende Dataset aus. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf „Dataset“ und wählen Sie „Add Dataset“ aus.

08 Power BI Report Builder und Dataverse

Geben Sie einen beliebigen Namen für Ihr Dataset ein, z.B. Kontakte. Wählen Sie bei „Data Source“ Ihr Dynamics 365 aus. Anschließend öffnen sie den Query Designer.

09 Power BI Report Builder und Dataverse

Spätestens jetzt werden die Benutzerdaten des von Ihnen angegebenen Kontos abgefragt. Sollte hierbei eine Fehlermeldung auftauchen, prüfen Sie nach, ob das Konto die erforderlichen Rechte besitzt.

Im Query Designer lassen sich links in der Liste alle Daten in der Datenquelle einsehen. Wählen Sie Ihre gewünschten Daten aus indem sie das Kästchen anhaken. In „Selected Fields“ tauchen alle ausgewählten Daten auf. Drücken Sie dann auf "OK".

10 Power BI Report Builder und Dataverse

Der Query Designer passt Ihre Query nun automatisch entsprechend Ihrer Auswahl an. Sie müssen nichts weiter tun, als "OK" zu drücken.

11 Power BI Report Builder und Dataverse

Wenn alles funktioniert hat, entsteht unter „Datasets“ nun eine Liste mit Ihren angeforderten Daten. Um diese im Report zu verwenden, schreiben sie diese in eckigen Klammern […] oder ziehen Sie sie per drag and drop in eine Tabelle.

12 Power BI Report Builder und Dataverse

Klicken Sie oben links auf „Run“, um in die Preview Ansicht zu kommen. Ihre Daten sollten nun tabellarisch angezeigt werden.

13 Power BI Report Builder und Dataverse

Visual Studio 2019 und Fetch XML

Auch mit Visual Studio 2019 können Sie einfach Reports in ihrem Projekt erstellen. Um diese jedoch mit Daten aus Dynamics 365 zu füllen, benötigen Sie eine Erweiterung für Fetch XML. Dies mag etwas altmodisch sein, ist jedoch die einzige Möglichkeit in Verbindung mit Visual Studio 2019. Gehen Sie wie folgt vor:

Installieren Sie Visual Studio 19.

Starten Sie Visual Studio 19 und wählen Sie ganz unten „Continue without code“ aus.

01 Visual Studio 2019 und Fetch XML

Zunächst benötigen wir den „Microsoft Reporting Services Projects“. Dafür gehen Sie oben in der Leiste auf „Extensions“ und dann auf „Manage Extensions“. Es öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie verschiedene Extensions downloaden können. Suchen Sie nach der Extension „Microsoft Reporting Services Projects“ und klicken sie auf "Download".

02 Visual Studio 2019 und Fetch XML
03 Visual Studio 2019 und Fetch XML

Schließen Sie das Programm. Es öffnet sich der VSIX Installer. Folgen sie dem Wizard und installieren Sie die Extension.

04 Visual Studio 2019 und Fetch XML
05 Visual Studio 2019 und Fetch XML

Nun brauchen wir noch eine Extension, um Ihr Dynamics 365 als Datenquelle verwenden zu können, die „Dynamics 365 Report Authoring Extension“. Diese können sie direkt von der Microsoft Seite herunterladen.

06 Visual Studio 2019 und Fetch XML

Führen Sie die Datei aus und wählen Sie einen Ordner aus, wo Sie die Dateien entpacken möchten. Die Installation der Extension starten danach automatisch. Andernfalls lässt sich diese auch manuell starten, indem Sie die Datei „SetupBIDSExtensions.exe“ in dem Ordner, wo sie die Dateien entpackt haben, ausführen.

07 Visual Studio 2019 und Fetch XML

Folgen Sie wieder dem Wizard und installieren Sie die Extension. Achten Sie bei dem Punkt „System Checks“ darauf, ob Warnungen oder Fehler auftreten. Sollten Warnungen auftreten, starten Sie einmal Visual Studio 19 und gehen sicher, dass die „Microsoft Reporting Services Projects Extension“ richtig installiert wurde, da diese die Voraussetzung für die Extension ist.

08 Visual Studio 2019 und Fetch XML

Achten Sie außerdem im nächsten Schritt unter „Ready to Install Report Authoring Extension“ darauf, dass die Extension für Visual Studio 2019 installiert wird, falls sie zum Beispiel auch Visual Studio 2015 oder Visual Studio 2017 installiert haben (für diese beiden Visual Studio Versionen funktioniert die Extension übrigens auch).

09 Visual Studio 2019 und Fetch XML

Schließen Sie die Installation ab.

10 Visual Studio 2019 und Fetch XML

Nachdem nun die Vorbereitungen abgeschlossen sind, starten Sie wieder das Visual Studio 2019 und klicken Sie auf "Create a new project".

11 Visual Studio 2019 und Fetch XML

Suchen Sie in der Template Liste nach "Report Server Project" und wählen es aus. Klicken Sie "Next".

12 Visual Studio 2019 und Fetch XML

Benennen Sie Ihr Projekt und wählen Sie einen Speicherort aus.

13 Visual Studio 2019 und Fetch XML

Sie sind nun im Bearbeitungsfenster von Visual Studio 19. Öffnen sie den „Solution Explorer“ über „View“, falls dieser noch nicht geöffnet ist. Hier haben Sie eine Übersicht über Ihr Projekt.

14 Visual Studio 2019 und Fetch XML

Klicken Sie mit Rechtsklick auf „Reports“, gehen sie auf „Add“ und dann auf „New Item“.

15 Visual Studio 2019 und Fetch XML

Es öffnet sich ein Fenster. Hier wählen Sie „Report“ aus. Unten können sie diesen benennen. Drücken sie dann auf „Add“.

16 Visual Studio 2019 und Fetch XML

Sie sehen nun das Design Fenster Ihres Reports. Links sollte das Fenster „Report Data“ zu finden sein. Sonst öffnen Sie dieses über „View“, ganz unten. Um nun Ihre Daten aus Dynamics 365 in den Report zu bringen, klicken sie mit Rechtsklick auf „Data Sources“ und dann auf „Add Data Source“.

17 Visual Studio 2019 und Fetch XML

Es öffnet sich das Fenster „Data Source Properties“. Geben Sie Ihrer Datenquelle einen beliebigen Namen, zum Beispiel „Dynamics365“. Beachten Sie, dass der Name keine Leerzeichen enthalten darf. Als „Connection“ wählen sie „Embedded Connection“ und dann „Microsoft Dynamics 365 Fetch“ aus. Sollte dies nicht im Dropdown Menü angezeigt werden, überprüfen Sie Ihre „Dynamics 365 Report Authoring Extension“ Installation. Möglicherweise ist diese dann nicht für das richtige Visual Studio installiert

18 Visual Studio 2019 und Fetch XML

Im Fenster „Connection String“ ist die Eingabe Ihrer Dynamics 365 URL erforderlich. Geben Sie diese bitte ein.

19 Visual Studio 2019 und Fetch XML

Wechseln Sie nun im Menü links auf „Credentials“ und wählen „Use this user name and password“ aus. Geben Sie nun einen Account ein, welcher über die benötigten Rechte verfügt, um auf Ihre Dynamics 365 Datenbank zuzugreifen, zum Beispiel einen Service Account. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit "OK".

20 Visual Studio 2019 und Fetch XML

Bevor wir nun ein Dataset hinzufügen, benötigen wir eine Query für die gewünschten Daten. Öffnen Sie Ihr Dynamics 365 im Browser und drücken sie auf „Erweiterte Suche“. Diese finden Sie in dem Menü rechts oben, auf dem Trichter Symbol.

22 Visual Studio 2019 und Fetch XML

Es öffnet sich ein Fenster, in dem wir nach verschiedenen Daten suchen können. In unserem Beispiel haben wir „Kontakte“ selektiert. Wählen Sie die gewünschten Daten aus und klicken Sie oben rechts auf „FetchXML herunterladen“.

23 Visual Studio 2019 und Fetch XML

Öffnen Sie das heruntergeladene XML-Dokument mit dem Editor. Alternativ können Sie es auch mit einem Browser öffnen. Dies ist die benötigte Query für ihre Daten. Bitte kopieren Sie diese.

24 Visual Studio 2019 und Fetch XML

Jetzt gehen wir zurück in unser Visual Studio 2019. Klicken Sie auf „Datasets“ und dann auf „Add Dataset“.

25 Visual Studio 2019 und Fetch XML

Es öffnet sich das „Dataset Properties“ Fenster. Geben sie Ihrem Dataset einen beliebigen Namen und wählen sie als „Data source“ Ihre Dynamics 365 Datenquelle aus. Fügen Sie im Query-Fenster Ihre aus dem XML-Dokument heruntergeladene Query ein. Betätigen sie jetzt "OK".

26 Visual Studio 2019 und Fetch XML

Auf der linken Seite taucht nun unter „Datasets“ eine Liste mit den von Ihnen angeforderten Daten auf. Um diese in Ihren Report einzubauen, erstellen Sie eine Tabelle und schreiben Sie sie in eckigen Klammern […] in ein Textfeld. Alternativ können Sie sie per drag and drop in die Tabelle ziehen.

27 Visual Studio 2019 und Fetch XML

Gehen Sie oben in die Preview Ansicht. Ihre Daten sollten nun in der Tabelle angezeigt werden.

28 Visual Studio 2019 und Fetch XML

Der Microsoft Report Builder

Neben Visual Studio 2019 und dem Power BI Report Builder lassen sich auch mit dem „Microsoft Report Builder“ Berichte anpassen und erstellen. Jedoch wird hierfür keine Extension angeboten, die die Verknüpfung mit einer Dynamics 365 Instanz via Fetch XML ermöglicht. Darum raten wir dazu, den Power BI Report Builder, Visual Studio 19 oder eine ältere Visual Studio Version (VS17 oder VS15) für die Verknüpfung mit Dynamics 365 zu benutzen.

Noch Fragen? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf...

Autor: nist

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