Automatisierte Prozess-unterstützung mit SharePoint

Das Claim-Management beschäftigt sich mit der Überwachung und Beurteilung von Abweichungen bzw. Änderungen und deren wirtschaftlichen Folgen zwecks Ermittlung und Durchsetzung von Ansprüchen. Risiken sollen mit solch einem Werkzeug kalkulierbarer werden und Anwender darin unterstützt werden, Forderungen beim Anbieter und ein vertragsgemäßes Verhalten des Auftragnehmers durchzusetzen.

Mit dem Eintreffen einer Änderung beginnt der Prozess des Claim-Managements. Eine digitale Abbildung des Prozesses vereinfacht dabei die Einhaltung eines definierten Geschäftsvorfalls, sie übernimmt die Kommunikation zwischen den Parteien und führt andere organisatorische Arbeiten automatisiert aus.

Architektur

Als Grundsystem für das digitale Claim-Management kommt hier ein SharePoint Server (oder SharePoint Online) zum Einsatz. Mit SharePoint werden die Stammdaten verwaltet (z. B. Bestellungen, Nachforderungen bzw. Änderungen, Nachtragsangebote, Projektverantwortliche, Maßnahmen, Vereinbarungen etc).

Für die automatisierte Verteilung von Aufgaben und Informationen wird eine Workflow Engine benötigt. In unserer Lösung für das digitale Claim-Management kommen die Nintex Workflow Engine und Nintex Forms zum Einsatz.

Funktionsübersicht

Eingangsbestätigung

Nachdem eine Änderung eingestellt wurde, startet der Workflow und ermittelt die beteiligten Verantwortlichen. Der Workflow stellt die notwendigen Daten zusammen und informiert die relevanten Personen über den Start des Prozesses.

Technische Freigabe

Nachdem der initiale Prozess der Eingangsbestätigung abgeschlossen ist, weist der Workflow den verantwortlichen Personen die Aufgaben zu, die Änderung zu prüfen und zur Ausführung freizugeben.

Hierbei wird unterschieden in:

  • Claim mit sofortiger Ausführung
  • Claim ohne sofortige Ausführung

Claim mit sofortiger Ausführung

Liegt ein Claim mit sofortiger Ausführung vor, handelt es sich oft um eine akute Änderung. Sollte diese nicht sofort ausgeführt werden, könnten ggf. Schäden und damit Folgekosten entstehen. In diesem Fall werden die Verantwortlichen dazu aufgefordert, die Ausführung sofort freizugeben. Es wird zwar ein Nachtragsangebot eingefordert, die Umsetzung erfolgt jedoch unabhängig von einer Entscheidung über das Nachtragsangebot.

Claim ohne sofortige Ausführung

Liegt ein Claim ohne sofortige Ausführung vor, handelt es sich um eine niedrig priore Änderung zum Auftrag. Hier ist lediglich eine technische Freigabe durch die Verantwortlichen erforderlich. Anschließend wird das Nachtragsangebot eingefordert und der Auftragnehmer wird informiert, dass er noch nicht dazu befugt ist, die Änderung auszuführen.

Einstellung Nachtragsangebot

War die technische Freigabe erfolgreich und alle Verantwortlichen haben ihre Zustimmung erteilt, fordert der Workflow den Auftragnehmer auf, ein entsprechendes Nachtragsangebot zu erstellen. Gleichzeitig erhält der Auftragnehmer die Aufforderung, dieses Nachtragsangebot im Claim Management einzustellen.

technische und kaufmännische Prüfung des Nachtragsangebotes

Mit der Bereitstellung des Nachtragsangebots im Claim Management startet ein Workflow, der zwei Aufgaben erstellt, mit denen das Nachtragsangebot technisch und kaufmännisch überprüft werden soll. Sind diese Prüfungen abgeschlossen, informiert der Workflow alle Beteiligten und fordert diese auf, gemeinsam eine Claimstrategie mit den erforderlichen Maßnahmen und Ressourcen festzulegen.

automatisierte Erinnerungen

Stellt das System fest, dass eine Aufgabe nicht erledigt wurden, so wird der Verantwortliche nach einem definierten Zeitraum automatisiert per E-Mail erinnert.

Delegieren von Aufgaben

Wird einem Anwender eine Aufgabe zugewiesen und ist dieser verhindert (Urlaub, Krankheit, etc.), hat der Anwender die Möglichkeit, diese Aufgabe an einen Vertreter weiterzuleiten. Ist der Anwender nicht in der Lage, diese Weiterleitung selbst auszuführen, überprüft der Workflow nach einem definierten Zeitraum selbst den Status der Aufgabe und leitet die Aufgabe automatisiert an einen hinterlegten Vertreter weiter.

Zurückstellen von Aufgaben

Erhält ein Anwender eine Aufgabe und erkennt, dass er diese Aufgabe nicht innerhalb der vorgegebenen Zeit erledigen kann, so kann die Aufgabe unter Angabe eines spätesten Bearbeitungszeitpunkts zurückgestellt werden. Die Wiedervorlage erfolgt automatisiert.

Ablehnungen verwerfen

Bei jeder Freigabe, Prüfung oder Aufgabe haben die Anwender die Möglichkeit, diese abzulehnen oder zu verwerfen. Hier herrscht das Vier-Augen-Prinzip. Hat ein Verantwortlicher eine seiner Aufgaben abgelehnt, erhält der zuständige Facheinkäufer die Aufgabe, diese Ablehnung zu bestätigen. Ist der Facheinkäufer nicht einverstanden, kann er diese Ablehnung verwerfen und dem entsprechenden Verantwortlichen erneut zur Prüfung zuweisen.

Verwirft der Facheinkäufer eine Ablehnung, ist er verpflichtet eine Begründung zu hinterlegen. Diese wird dem entsprechenden Verantwortlichen automatisch zugestellt.

Vorteile eines Claim-Management Systems

Wird ein hieb- und stichfestes Claim-Management umgesetzt, führt dies zu folgenden Vorteilen:

  • Das Verhältnis zwischen Auftragnehmer und Kunde bleibt objektiv beurteilend
  • subjektive Abweichungen lassen sich objektiv entweder belegen oder widerlegen. Dies erleichtert die Verhandelbarkeit.
  • durch regelmäßige Überprüfung und Anmahnung nicht eingehaltener Vertragsvereinbarungen wird der Auftragnehmer in die Lage versetzt, seine Dienstleistungen zu verbessern.
  • Dokumentation aller Punkte und Beweise – Forderungen lassen sich auf diese Weise auch juristisch durchsetzen
  • höhere Transparenz in der Projektdurchführung
  • neutrale Regelung von Sachverhalten im gegenseitigen Einverständnis

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